Introduit dans le Code du travail par la loi du 5 mars 2014, l’entretien professionnel fixe un cadre d’échanges sur les « perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi » du salarié.
Deux types d’entretiens professionnels doivent être organisés par l’entreprise : le premier est biennal et concerne les perspectives d’évolution du salarié, le second a lieu tous les six ans et se veut rétrospectif de son parcours professionnel.
Dans un souci de formation et d’adaptation des salariés aux évolutions de l’emploi, la loi du 5 septembre 2018 (« Loi Avenir Professionnel ») est venue apporter une plus-value au dispositif de l’entretien professionnel, en essayent de le rendre plus efficace : son contenu est enrichi, sa périodicité peut être aménagée par accord collectif, et sa sanction est modifié
I – Entretien tous les deux ans
Aux termes de l’article L. 6315-1 du Code du travail, le salarié bénéficie, tous les deux ans, d’un entretien professionnel.
Concernant les salariés ayant été absent pendant une longue durée comme, par exemple, un congé sabbatique, un congé d’adoption, un congé de maternité ou un arrêt pour longue maladie (arrêt de plus de 6 mois) ; ceux-là doivent bénéficier d’un entretien dès leur reprise d’activité, peu importe la date à laquelle s’est tenu le dernier.
Depuis le 1er janvier 2019, ils peuvent aussi demander à en bénéficier avant même leur retour dans l’entreprise. Ainsi, les parties peuvent anticiper le retour à l’emploi du salarié et envisager conjointement le suivi de formations éventuellement rendues nécessaires du fait de son absence.
La loi du 5 septembre 2018 a par ailleurs introduit une importante nouveauté : la périodicité biennale de l’entretien professionnel peut être aménagée par accord collectif d’entreprise, ou à défaut, de branche. Ainsi en pratique certaines entreprises font le choix de tenir ces entretiens tous les ans, de manière à s’aligner sur le rythme des entretiens annuels d’évaluation.
Attention : L’entretien professionnel ne se confond donc pas avec l’entretien annuel d’évaluation ; celui-ci ne vise pas à évaluer le travail du salarié, mais doit permettre à l’intéressé d’élaborer son parcours professionnel.
À l’occasion de cet entretien professionnel, un certain nombre d’informations sont remises au salarié : concernant par exemple la validation des acquis de l’expérience (VAE), à laquelle s’ajoutent, depuis le 1er janvier 2019, les informations relatives « à l’activation par le salarié de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle » (CEP).
Qu’est-ce que le CEP ?
Le conseil en évolution professionnelle est un dispositif d’accompagnement gratuit et personnalisé proposé à toute personne souhaitant faire le point sur sa situation professionnelle. Il permet, s’il y a lieu, d’établir un projet d’évolution professionnelle (reconversion, reprise ou création d’activité…).
Il est assuré par des conseillers d’organismes habilités : Pôle emploi, Association pour l’emploi des cadres (APEC), Mission locale, CAP emploi (pour les personnes en situation de handicap).
Le CEP comporte les prestations suivantes : un entretien individuel pour analyser la situation professionnelle du salarié, un conseil visant à définir son projet professionnel, et un accompagnement dans la mise en œuvre de ce projet.
À l’issue de l’entretien, un document de synthèse est remis au bénéficiaire récapitulant son projet d’évolution professionnelle. Ce document présente la stratégie envisagée pour sa mise en œuvre (par exemple, une formation éligible au CPF).
Le but de ces informations est d’assurer le développement et ainsi l’effectivité de dispositifs encore trop ignorés des salariés.
L’organisation de l’entretien professionnel incombe au directeur, qui en fixe la date et l’heure, en s’assurant préalablement que le salarié est disponible, et convoque le salarié, quel qu’en soit le moyen, conférant date certaine, sans avoir à respecter de délai minimal.
Il est tout à fait possible qu’en pratique, l’entretien professionnel se déroule dans un temps voisin à l’entretien annuel d’évaluation. Rien ne semble s’y opposer légalement, toutefois, les deux entretiens ne devront pas se confondre et les comptes rendus devront être significativement distincts.
Concernant le compte-rendu adressé au salarié, celui-ci pourra comporter différentes parties relatives notamment :
- à son parcours professionnel et aux formations dont il a pu bénéficier ;
- aux formations proposées par l’entreprise, notamment dans le cadre du plan de développement des compétences, ou par le biais d’un financement complémentaire du compte personnel de formation ;
- à ses souhaits d’évolution (salariale ou professionnelle) ;
- à ses demandes de formation en lien avec ses éventuels projets professionnels ;
- et enfin aux différents dispositifs de formation à sa disposition (CPF, CEP, VAE, etc.).
Que faire en cas de refus du salarié d’y assister ?
Si l’on admet qu’il s’agit d’un droit pour le salarié, ce dernier pourrait refuser de s’y présenter sans pour autant risquer d’être sanctionné.
Il faudra alors veiller à se ménager la preuve de ce refus afin de pouvoir justifier, à l’occasion d’un éventuel contrôle, du respect de ses obligations.
En pratique, on recommandera d’en prendre acte par écrit et d’adresser au salarié une notice d’information relative à la validation des acquis de l’expérience, à l’activation de son compte personnel de formation, aux abondements de ce compte que l’entreprise est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle.
II – Entretien récapitulatif tous les six ans
Le terme du premier cycle de six ans (mars 2020) se rapproche ; terme à l’issue duquel doit être réalisé un premier entretien récapitulatif.
L’entretien récapitulatif poursuit un objectif différent des entretiens biennaux : il s’agit de réaliser à cette occasion « un état des lieux du parcours professionnel du salarié ».
En pratique, il permet au directeur de vérifier rétrospectivement que le salarié a bénéficié, au cours des six dernières années :
- des entretiens professionnels biennaux ;
- d’au moins une action de formation non-obligatoire, qui regroupe les formations assurant l’adaptation des salariés à leur poste de travail, et qui veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies, et des organisations (définition résultant de l’article L6321-1 du Code du Travail). Ces formations non-obligatoires se distinguent des formations obligatoires, lesquelles conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction, et résultent d’une convention internationale, de dispositions légales ou réglementaires.
Cet entretien permet également de faire le point avec le salarié afin de savoir s’il a acquis un des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ; ou s’il envisage de telles actions.
Cet entretien permet également de discuter avec le salarié afin de savoir s’il a bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle au cours de ces six années. Aucune modification n’a été apportée sur ce point par la loi du 5 septembre 2018.
La loi ne précise pas ce qu’il faut entendre par « progression salariale ou professionnelle ». Faute de jurisprudence sur la question, sa définition est, pour le moment, aléatoire.
Toutefois, concernant la notion de « progression salariale », au niveau collectif, les directeurs devront reprendre l’historique des coefficients, de la valeur du point, et de l’ancienneté afin d’apprécier ceci avec le salarié.
III – Contrôle et sanctions du défaut de mise en œuvre des entretiens.
L’effectivité du droit des salariés aux entretiens professionnels est garantie par une procédure de contrôle pouvant déboucher sur une sanction spécifique.
Un dispositif de contrôle est organisé par le Code du travail afin de s’assurer du respect de la législation en vigueur : un agent de contrôle de l’inspection du travail ou un inspecteur de la formation professionnelle peut opérer un contrôle sur place ou sur pièces.
Ainsi, à l’échéance du premier cycle de six ans, toute entreprise d’au moins cinquante salariés devra abonder le compte personnel de formation (CPF) du salarié s’il s’avère :
- qu’elle a manqué à son égard à son obligation d’organiser les entretiens professionnels, qu’ils soient biennaux ou récapitulatifs ;
- que le salarié n’a pas bénéficié d’une action de formation autre que celle obligatoire au cours des six dernières années.
Le Code du travail sanctionnait la seule absence des entretiens biennaux, l’est désormais également, depuis la loi du 5 septembre 2018, le défaut de l’entretien récapitulatif tous les six ans.
Abondement-sanction
La sanction prononcée à l’encontre de l’entreprise est la suivante : « Il ne s’agit pas […] d’une indemnisation dont le salarié peut user à sa guise […], mais d’un abondement correctif qui [lui] permettra […] de bénéficier de ressources supplémentaires pour maintenir son employabilité grâce à une formation qu’il aura choisie lui-même ».
Le montant de cet abondement correctif est fixé de manière forfaitaire à 3 000 € par salarié. L’entreprise doit spontanément verser ce montant à la Caisse des dépôts et consignation, en précisant la liste des salariés concernés, ainsi que les données permettant leur identification et le montant attribué à chacun d’eux.
Une fois le contrôle effectué, et si l’entreprise a manqué à ses obligations sans verser l’abondement correspondant, elle est mise en demeure de procéder au versement de l’insuffisance constatée. En lui permettant d’opérer le versement sans majoration à la suite du contrôle, le législateur consacre en quelque sorte un « droit à l’erreur » au bénéfice de l’entreprise. Faute de se conformer à cette injonction, l’entreprise devra verser au Trésor public un montant équivalent à l’insuffisance constatée majorée de 100 %.
Auteur : Laurine Mahieux